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16Diciembre2018

Software Onboarding: qué es y qué características debe tener

Software Onboarding: qué es y qué características debe tener


Los sistemas de Onboarding o bienvenida e integración corporativa proporcionan una experiencia atractiva a los nuevos empleados para facilitar su incorporación y conexión con la nueva organización y sus compañeros desde el primer día.
Están diseñados para automatizar y optimizar la cantidad de tareas administrativas relacionadas con la contratación e incorporación de un nuevo empleado. Sin el apoyo de la tecnología, la organización, gestión y cumplimiento de todas estas tareas relacionadas implicaría una sobrecarga adicional de trabajo, algo que, además de provocar una grandísima pérdida de tiempo, aumenta la presión sobre las personas implicadas, sobre Recursos Humanos, incluso, sobre la propia gerencia. Evidentemente, más aún, sobre los recién llegados.
El responsable de Recursos Humanos es consciente de que la manera en la que se gestione la incorporación de los nuevos empleados marcará la diferencia entre una adaptación cómoda y amigable que repercutirá seguramente en una relación duradera y rentable para ambas partes frente al desánimo de una mala experiencia en la bienvenida que, sin duda, aumenta las posibilidades de abandono prematuro con los costes que ello implica.
A pesar de que muchas organizaciones siguen luchando por identificar, atraer y fidelizar al mejor talento durante el mayor tiempo posible, algunas investigaciones recientes publicadas a lo largo de este año aseguran que el 4,1% de los empleados dejan su puesto de trabajo durante los 6 primeros meses y que el 37% cambia de opinión sobre su nueva compañía el primer día. Como digo, una mala experiencia en la incorporación a una nueva compañía juega un papel determinante en todo este proceso.
Por lo tanto, con tantas cosas en juego, creo que sería importante determinar ¿cuáles son los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de seleccionar un software para gestionar el Onboarding y la Vida Laboral de los empleados? Reflexionando se me ocurren las siguientes características esenciales:

Portales de bienvenida

Teniendo en cuenta el alto riesgo de abandono por parte del nuevo empleado, es esencial impulsar su participación y su motivación al máximo desde el primer momento. Los portales de bienvenida son una funcionalidad clave y esencial que debe incluir un software de Onboarding porque facilitan un mayor compromiso del nuevo empleado. Presentándose como espacios de bienvenida, facilitan la comunicación permanente y proporcionan un entorno en el que compartir información esencial antes incluso de ocupar el puesto de trabajo (fecha de incorporación, dirección de la oficina, contactos de interés, …)

Por otra parte, puesto que el contenido visual es, seguramente, la mejor manera de llamar la atención de un nuevo empleado, la opción de agregar imágenes y vídeos resulta esencial. Así se puede incluir una bienvenida rápida por parte del CEO de la compañía, o un vídeo que muestre la cultura de la empresa, entrevistas a los compañeros, cómo es un día a día en la oficina, etc. y resaltar los valores y objetivos de la marca. Por supuesto, habrá que asegurarse de que resulte realmente fácil vincular imágenes, vídeos y documentos o, incluso, incluir contenido que cubra otra función esencial como la respuesta a cuestiones básicas como qué esperar el primer día y las semanas posteriores.

Nadie quiere encontrarse perdido, sin saber lo que le deparará su nuevo rol, por lo que los portales de bienvenida son una manera efectiva de tranquilizar a los empleados, antes, durante y después de su incorporación.

Gestión de tareas

No toda la responsabilidad sobre la incorporación de los nuevos colaboradores está en manos del entorno de Recursos Humanos. De hecho, las tareas que se deben completar suelen dividirse en diferentes departamentos; la configuración del ordenador y el correo electrónico hacia TI; los detalles del salario hacia finanzas; la introducción al equipo de trabajo y las primeras reuniones hacia los propios managers.

Pero, sin un software de Onbording es difícil para HR saber quién ha completado sus tareas y quién necesita un “pequeño empujoncito”. Las soluciones de gestión de Onboarding y Vida Laboral simplifican estas funciones gracias a su sistema de notificaciones que recuerda todas las actividades que se deben llevar a cabo y el momento en el que se deben poner en marcha para que no se olvide nada.

Integración

Para evitar que se dupliquen los esfuerzos y las tareas el módulo de Onboarding y la solución central de HR deben ir a la par: el nuevo empleado pronto se convertirá en un colaborador de pleno derecho, por lo que cualquier información que se recopile a través del nuevo portal se registrará y actualizará directamente en el sistema de recursos humanos general. Así, en los perfiles de los equipos que se encuentran en el aplicativo HR aparecerán automáticamente los nuevos colaboradores. Y, posiblemente lo más importante de todo, el sistema Onboarding utilizará la relación de informes de la solución central de Recursos Humanos para asignar tareas y enviar notificaciones.

Tener un sistema de Onboarding perfectamente integrado con el sistema central de gestión de Recursos Humanos, sin duda, ahorra tiempo. De hecho, las soluciones más modernas e innovadoras de HR en la nube ya se presentan con el módulo de Onboarding y Vida Laboral incorporado por lo que la fuente de datos es unívoca y permite minimizar las duplicaciones, los errores o la desactualización de los datos. Además, suman a sus múltiples ventajas una configuración sencilla y la accesibilidad, permanente, es decir, 24X7, ya sea desde un PC, una Tablet o un Smartphone.

Autor: José Manuel Villaseñor, Partner de Cezanne HR en España
 

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