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16Diciembre2018

Analizar y planificar en verano, ¿por qué no?

 

 

Analizar y planificar en verano, ¿por qué no?

Autor: José Manuel Villaseñor, Partner - Cezanne HR España
Con el período estival bien avanzado da la sensación de que todo se detiene o cuanto menos, se ralentiza. Es verdad que, en estos meses del año, más aún en agosto, la mente se nos va más, al ocio que al negocio. Sin embargo, si formas parte de un equipo de gestión de Recursos Humanos, ya sabrás que no siempre es lo que parece. Revisiones, análisis, reportes, presupuestos, planificaciones, selección y muchas más cosas que dejas para cuando tengas un momento, se amontonan en la cuenta de tu “DEBE”. Una cuenta que acababa de quedar vacía después de realizar todas las tareas asociadas a la gestión de las ausencias y vacaciones.

En fin, es ahora, cuando muchas organizaciones realizan su primera evaluación del desempeño para analizar los primeros 6 meses del año y buscar nuevas fórmulas para incentivar y motivar a los empleados. Aunque estamos en verano, parece lo siempre, ¿verdad? Bueno, es que, en realidad, lo es. Lo que sucede es que hay algunas épocas del año en las que esas tareas que “aparcamos” para cuando tengamos tiempo, se acumulan hasta bloquear nuestras agendas, incluso, ahora, en un momento en el que deberíamos estar pensando en cómo meter todo lo que queremos en la maleta.

Pero no te desesperes, hay fórmulas no solo para sobrellevar estas cargas extra de trabajo, sino incluso para salir reforzados de ellas. Eso sí. Deberás disponer de las herramientas adecuadas para hacerlo. Recuerda que también en estos casos, la tecnología será tu mejor aliado para hacer más cosas en menos tiempo. O lo que es lo mismo: para ser más eficiente.

Disponer de un software avanzado para la gestión de los recursos humanos te ayudará a implementar un management mucho más moderno y eficiente porque te aportará la información que necesites de un modo sencillo y rápido, en cualquier momento, y porque pondrá a tu disposición potentes funcionalidades para que, en un abrir y cerrar de ojos, puedas poner en marcha tus procesos de evaluación, por ejemplo, o iniciar un procedimiento de selección, o ver qué necesidades de formación y cualificación tiene tu plantilla e, iniciar las acciones que consideres oportunas.

Sí. Es tiempo de revisar y de analizar lo que hemos hecho. Y no, no hablo de las fotos que has traído de tus vacaciones ¿Crees que sería posible encajar todo el trabajo que implican los informes anuales en la operativa del día a día, si no contarás con una solución capaz de poner en tus manos la información que necesitas en un solo clic? ¿Crees que podrías sacar conclusiones y planificar nuevas estrategias si tuvieras que extraer los datos de una hoja de cálculo? ¿Crees que serías capaz de ver qué huecos hay o habrá en un futuro próximo en tu equipo? -ya sabes, gente que se marcha de la empresa, que promociona a otros puestos, empleados que terminan su carrera profesional, todos dejarán un hueco que deberá reemplazarse en tiempo y forma si no queremos que la sobrecarga de trabajo se reparta entre el resto de empleados o peor aún, que las tareas se queden sin hacer, repercutiendo en el servicio que se presta a los clientes.

Hace solo unas semanas estábamos como locos intentando ajustar las vacaciones de todo el equipo, las ausencias, las vacantes, … y, hoy, lo que nos ocupa son proyectos más, a largo plazo, ¿qué haremos durante el último trimestre del año en el entorno de la gestión de nuestros equipos para que estos sean más eficientes, para que estén más motivados? ¿qué presupuesto tengo para invertir en formación y desarrollo? ¿qué recursos necesitaré para abordar los nuevos proyectos corporativos? ¿cómo puedo alinear los objetivos individuales con los objetivos de la compañía?

A final de septiembre tenemos previsto celebrar nuestra reunión de empresa a la que acudirán nuestros responsables a nivel europeo y querrán ver qué es lo que hemos conseguido hasta la fecha y cómo ajustar las últimas acciones para alcanzar los objetivos establecidos para final de año. Quedan apenas 4 meses -si quitamos agosto, 3- para comprobar si lo que planificamos coincide con lo que hemos conseguido.

Todos tenemos claro que la información que tenemos que aportar deberá ser clara y concisa, pero al mismo tiempo consistente y completa. Lo suficiente para que proporcione una visión 360º de lo que hemos hecho y de lo que haremos. En el entorno de los Recursos Humanos el propósito debe ser el mismo. Es decir, proporcionar información sobre los objetivos establecidos a principios de año y los resultados obtenidos. Y, a partir de ahí, poder analizar las desviaciones y elaborar estrategias que permitan afrontar lo que queda de curso con garantías y, por supuesto, con la capacidad necesaria, incluso para adelantarnos a posibles situaciones potencialmente comprometidas (la marcha de un líder de referencia en la compañía, la sobrecarga de trabajo en un área concreta de la organización y que demande la reubicación de recursos, la convergencia inesperada de ausencias en un mismo equipo ya sea por bajas por enfermedad, por paternidad/maternidad o por cualquier otra circunstancia imprevista…)

Un software HR te permitirá llevar a la práctica muchas tareas que son repetitivas y de escaso valor, en apenas pocos minutos, liberando un tiempo precioso para que puedas abordar otro tipo de trabajos mucho más cualificados y valiosos para tu equipo y, por ende, para tu organización. Si, además utilizas un software HR en cloud, multiplicas las ventajas porque además de tiempo, ganas flexibilidad y ahorras costes. Y, si todavía no utilizas este tipo de aplicativos, quizá sea el momento de pensar en ello. Ups!!!! Otra tarea más para el mes de agosto.

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